Todo ha cambiado. Ahora el mundo pasa al teletrabajo y los canales que antes utilizábamos como normales , ahora están cerrados u obsoletos. Es importante en tiempos revueltos, encontrar nuevas maneras de hacer negocio o de optimizar los negocios que ya tenemos.
A pesar de que todo el mundo está preocupado por el parón de actividad, hay empresas que están creciendo en estos momentos:
Empresas dedicadas al entretenimiento , venta Online o comunicaciones, están creciendo de manera desmedida.
Es importante no decaer e intentar abrir el punto de vista. Encontrar la manera de hacer de nuestro sector algo diferente, dar esos pasos que antes no nos atrevíamos o no teníamos tiempo para dar. Reinventarse ahora es una necesidad y no un proyecto a futuro.
Teletrabajo ¿ Cómo ?
El teletrabajo en España estaba muy poco desarrollado. Ahora multitud de empresas se han visto forzadas a implantarlo como norma y otras empresas ven imposible su implantación por la naturaleza de su trabajo. En cualquier cosa, hay unas dificultades que debemos abordar en caso de querer afrontarlo y que es común a todos los sectores:
- Reuniones
- Organización de trabajo y tareas
- Preparación de documentos
- Seguridad
- Acceso a datos
- Separación del entorno laboral / personal
REUNIONES
El trabajo en equipo es una de las cosas más importantes de una empresa hoy en día y el poder tratar con los clientes. A menudo nos vemos con la dificultad de tener que llamar al cliente junto con varios compañeros de equipo o de trabajar juntas varias personas que requiera coordinación. Para resolver esto existen varias herramientas gratuitas que te harán la vida más fácil:
- Whatsapp: Sí, whatsapp cuenta con un sistema de videconferencia bastante fácil de usar y efectivo. Se pueden conectar hasta 4 personas y tan solo debes tener a estas personas entre tus contactos. Es un sistema que la mayoría de la gente ya tiene instalado y como únicas pegas podría decirse que es la necesidad de ejecutarlo desde un móvil y que no puedes compartir pantalla.
- ZOOM: Esta herramienta permite conectarse hasta 20 personas y tiene todo lo que necesitamos para compartir pantalla, ficheros y cuanto sea necesario.
- Google Meet: Herramienta gratuita muy bien pensada para temas docentes y teletrabajo. Podrás compartir pantalla, ficheros y todo lo que necesites. Además , se guardará la sesión si quieres y luego se enviará al correo electrónico para que puedas revisar la sesión más tarde.
- Microsoft Teams: La solución de Microsoft para poner en tu empresa que no solo te permitirá todo esto, sino que te permitirá crear el grupo de tu empresa. Es genial porque podemos gestionar todo junto, tareas, videoconferencias, conversaciones, etc. Es como tener una oficina en tu ordenador o móvil.
Organización de trabajo y tareas:
Repartirse el trabajo y tareas , así como ver cómo van avanzando el resto de miembros del equipo, puede ser una labor fundamental. Para ello os vamos a recomendar varias aplicaciones o entornos que os ayudarán a esto:
- Microsoft Teams: Una de nuestras favoritas. Tiene absolutamente todo lo que necesitas para tener tu trabajo gestionado en un único espacio.
- Trello: Podrás tener canvas, tareas y chats internos. Lo bueno es que podrás ver el progreso de cada uno de los miembros de tu equipo a tiempo real y que se integra muy bien con el móvil y con servicios en la nube como Google Drive o Dropbox entre otros.
- JIRA: Seguimiento de proyectos e incidencias para metodologías ágiles. Planifica, haz informes, flujos de trabajos y pasa tareas a tus compañeros de una manera intuitiva.
Preparación de documentos:
¿Hechas de menos tu impresora? A menudo nos encontramos con el problema de tener que firmar documentos. Podemos hacerlo de varias formas sin necesidad de una impresora y con la misma validez legal:
- Firmar y firmar con certificado digital: Acrobat Reader permite dar a rellenar y firmar y ahí podremos dibujar nuestra firma y estamparla en el documento fácilmente. Además podremos estampar el sello y lo que necesitamos. Otra forma es con certificado digital , clickando en Firmar Digitalmente. Esto nos permite firmar con nuestro certificado digital que es un identificativo legal único. Info adicional: https://www.sede.fnmt.gob.es/documents/10445900/10528353/Firmar_documento_PDF_Adobe_Acrobat_Reader_DC.pdf
- Programas: Para un trabajo de oficina solemos necesitar el Office, y mucha gente no lo tiene en el hogar. Por esto es bueno saber de otras herramientas gratuitas que te permitirán seguir trabajando con este tipo de documentos y además de manera colaborativa. Os recomendamos el Google Docs: https://docs.google.com/ Donde podréis generar todo tipo de documentos directamente desde la plataforma de Google. Excel, words y hasta presentaciones usando google slides.
Seguridad:
Más importante que nunca es tener seguridad en los equipos informáticos. El problema que tenemos ahora es que todos nuestros compañeros utilizarán a menudo sus propios ordenadores para trabajar y accederán a datos sensibles de la empresa y cuentas de la misma, pudiendo poner en peligro fácilmente a toda la organización. Por eso es fundamental que se haga consciencia de la necesidad de instalación de un antivirus y de pedir que se apliquen normas básicas de higiene en el ordenador.
- Evitar descargar contenidos piratas
- Pedir que utilicen unas contraseñas más seguras de lo normal: En estos tiempos es fácil que intenten hackear las cuentas con ataques de fuerza bruta. Por lo que introducir símbolos como $%& y números en su contraseña podría ser una barrera de protección muy buena para evitar estos ataques.
- Importante informar a los empleados y compañeros de todos los posibles ataques de pishing que detectéis. Son ataques que consisten en intentar suplantar la identidad de un administrador, la cuenta del banco o de una gran empresa; donde se pide que metas tu usuario y contraseña para apropiarse de tus datos.
Acceso a datos:
Más que nunca es importante estar en «La nube» y que nuestro equipo pueda acceder a los mismos datos. Aunque hay programas como los que hemos visto antes que integran todo, podemos optar por no usarlos y usar solo las ventajas de la nube. Os recomendamos las siguientes:
- Google Drive: Fácil compartir datos entre compañeros y además se integra muy bien con Google Docs. Por lo que es muy intuitivo compartir lo que creas con permisos y accesos personalizados.
- Dropbox: Actúa como un disco duro en la nube. Puedes meter los ficheros que quieras y compartirlos con permisos con quien quieras. Además tiene un sistema que en caso de borrar o modificar un archivo accidentalmente , puedes volver a una versión anterior del mismo, permitiendo recuperarlo.
Separación del entorno laboral y profesional:
La salud en el trabajo es fundamental y más que nunca en los tiempos que corren. Trabajar en casa es muy duro y con la familia alrededor más aún. Es por eso que son buenas técnicas aplicar horarios con pausas para el descanso y técnicas que nos permitan hacer tareas sin distracciones. La mejor manera de teletrabajar es tener un tiempo fijado para todo. Si tenemos que hacer una tarea deberemos de estar concentrado en eso y evitar interrupciones de teléfono, familia, etc. para esto también existen metodologías interesantes que nos permiten hacer estos spring y medirlos.
En particular recomiendo la técnica pomodoro:
- Elige una tarea
- Ajusta el temporizador a 25 minutos
- Trabaja hasta que suene el temporizador
- Tome un pequeño descanso ( 5 min )
- Repita los pasos del 1 al 4
- Después de cada 4 pomodoros ( paso del 1 al 4 ), toma un descanso más extenso de 20 minutos o más.
Evita procrastinar:
Procrastinar es lo peor que te puede pasar. Aplazar tareas, deberes y responsabilidades solo porque no nos apetece hacerlas o hay tareas más interesantes. Coge el toro por los cuernos. Divide la tarea que te cuesta en tareas mas sencillas y usa la técnica pomodoro. Seguro que puedes con ella !!!
Y disfruta aprendiendo!! Piensa que es un tiempo muy difícil de llevar pero que nos va a permitir parar y replantearnos muchas cosas. El conocimiento que nos llevemos será lo que nos dé ventaja cuando todo esto acabe. Mucho ánimo.
0
Dejar un comentario